点绿网首页 点绿资讯 点绿招聘 技术转移

这12个Excel函数,据说是职场老鸟的必备技~

7578.jpg_wh1200_副本

说到Excel,可能多数人在简历上都写过“熟练使用Excel”这样的技能。
但是有多少人只是把Excel当做简单的数据录入工具?
有多少人使用Excel的效率低下,大量时间浪费在无意义的操作上?

    大家都知道二八原则,我试图用十二个函数涵盖80%的工作场景,你只需要用心掌握这十二个函数,工作效率可能会有质的提升。

    我精挑细选的十二个函数,需要满足的条件是什么呢?

1、实用——必须的
2、常用——必须的
3、高效牛逼——这才是关键

目录1.webp

– 01 –
文本类型函数

1、TRIM、CLEAN函数

——数据清洗器。

    工作中难免从网页或者其他文本格式中向Excel中粘贴数据,但从其他地方粘贴的数据,往往含有不确定的空格以及换行,在进行公式计算、数据查找、引用时就会出错。

    Trim函数可以轻松把单元格内容里单词之间空格之外的空格去掉。

    有时表格中的数据不仅有空格,还有换行,甚至还有一些莫名其妙的乱码和字符,Clean函数可以用来删除文本中中的换行,使你的数据就立马变得干净整齐。

2.webp

    简单来说,Trim删除空格,Clean删除换行。

2、LEFT、RIGHT函数——左右取字符

Left——从文本字符串的开头返回指定数目的字符
Right——从文本字符串的尾部返回指定数目的字符

    这两个函数语法简单,日常中用的也比较多,但是两个函数结合使用,你用过么?

举例:人事管理工作中,需要把身份证号中的出生年月提取出来。
思路:先把身份证后12位提取出来,再提取12位中的前8位。

3

– 02 –
数学类型函数

3、SUMIF 函数——条件求和利器
SUM的意思是“求和”,再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。

函数语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)
应用场景:你负责给销售员评定业绩,星爷私下找到你问你他本月的销售业绩是否达标,你如何快速给他算出来呢。

4.webp

解读:在C列中,查找等于星爷(C2)的销售员,然后对应的D列的和。

4、SUBTOTAL函数——数值计算全能王

    SUBTOTALl是分类汇总中最常见的函数。什么意思呢,一旦创建了分类汇总,这时需要通过subtotal函数才能求出正确的值。

函数语法:SUBTOTAL(function_num,Range)
function_num:1到11(本函数包含11个函数,你需要指定使用哪一个函数。)
Range:需要进行计算的区域

应用场景
同样是给星爷计算业绩,你对销售员进行了筛选。你会发现,如果使用SUM求的话,不受筛选结果影响,会对所有数据进行求和。
而SUBTOTAL,他只对筛选数据结果数据进行求和。

这个功能对我们的实际工作的帮助是很大的。

5.webp

5、SUMPRODUCT函数——轻松实现数组计算
这个函数的功能是在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。

函数语法:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], …)
应用场景:统计公司所有产品销售额之和。销售记录表中记载了每个月产品的销售情况,需要你快速统计总业绩是多少。

6.webp

– 03 –
逻辑类型函数

6、IF函数——给你多一种选择

    If函数的意思就是“如果”,如果满足某个条件,就返回一个值,如果不满足,就返回另一个。

函数语法:IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
应用场景:领导分配给你的任务,需要在某个时间点之前完成,利用Excel做一个任务到期提醒。

7.webp

    IF函数是一个基础函数,基于if函数可以延伸出很多功能,比如刚才讲的SUMIF,比如设置条件格式,比如设置高端的数据有效性。

7、IFERROR——终结错误值的利器

IFERROR函数:如果计算结果为错误,则返回指定的值;否则将返回公式的结果。
使用IFERROR函数来捕获和处理公式中的错误。

函数语法:IFERROR(value, value_if_error)
应用场景:工作中,在录入数据的时候,难免会有录入错误,漏录入的情况,这时候如果使用公式去计算,可能会返回错误值。

    比如表中漏输入了业绩目标,那么直接计算达成率的话,就会出现分母为零,会返回错误值,此时使用IFERROR提示错误。

8.webp

注:任何可能有 #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, or #NULL!.错误的都可以套用!

– 04 –
统计类型函数

8、COUNTIF函数
用来计算区域中满足给定条件的单元格的个数。

函数语法:COUNTIF(range,criteria)
COUNTIF函数看起来很简单,参数也只有两个,但是他能实现的功能非常强大。
大家要多体会这个函数使用的思路:如何通过变换及与其他函数结合实现高级功能。

应用场景
1)重找录入的数据有否重复

9.webp

注:本列只能判断出来数据是否重复,但是不能判断出来是哪两个数据重复了。

2)第几次出现?
输入公式=COUNTIF(B$2:B2,B2)

10.webp

    COUNTIF函数的统计区域是B$2:B2,第一个B2是行绝对引用,第二个B2,是相对引用。当公式向下复制时,就会变成B$2:B3、B$2:B4……一个不断扩展的区域,从这个动态区域中统计B列销售员的个数。

    想一想,如果这个区域变为B2:B$15,是不是将变为一个不断缩小的区域,这样能出现什么效果呢,动手试一试吧。

– 05 –
日期类型函数

9、NETWORKDAYS函数——项目管理中的神器!!!

    NETWORKDAYS函数返回参数start-data和end-data之间完整的工作日(不包括周末和专门指定的假期)数值。也就是说能返回两个日期之间工作日的天数。

    函数语法:NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])

应用场景:

今天是6月1日,你负责的项目是6月2结束,老板问你:离项目结束要工作几天?
答:一天
特么这么简单的问题你是在侮辱项目管理人的智商么?

那如果项目是11月11结束呢?
干,这下不好数了,因为要去除周末节假日什么的。

NETWORKDAYS大神登场。

11.webp

恭喜你,再有118天就光棍节了……
哦,不,是项目就结束了。

10、WORKDAY函数——项目管理中的另一神器!!!

    WorkDay返回在某日期(起始日期)之前或之后、与该日期相隔指定工作日的某一日期的日期值。 工作日不包括周末和专门指定的假日。

函数语法:WORKDAY(start_date, days, [holidays])
应用场景:你和老板负责的项目遥遥无期,突然有一天老板开始怀疑人生了:这项目特么还要再干250天,这要干到猴年马月?
……
别怕,老板开始怀疑人生的时候,就是你装逼的时候。

WORKDAY大神登场。

12.webp

你可以告诉老板,要干到2017年5月26日(但不是猴年马月)

– 06 –
查找类型函数

11、VlOOKUP函数
——用处非常广的查找函数
VLOOKUP是按列查找,最终返回该列在查询范围内所对应的值。

函数语法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)
关于函数的详细用法,可以阅读官方相关说明。
应用场景:
公司客户通讯录中存数量庞大的客户联系方式,突然有一天你老板给你一份客户的名单(从通讯录中选出来的,一百人左右的数量),说:把这些客户的电话找出来,打电话拜访!

干,难题来了,你要如何去拜访完这100个客户,不,难题是你要如何快速的把这100位客户的电话号码提取出来。

13.webp

12、INDEX MATCH函数——能够发挥1+1>2的一对好基友
这两个函数对多数人来说比较陌生,我们先通过例子看一下这两个函数是做什么的。

INDEX函数语法:
坐在第3排第2列的那个同学,给我站出来。。。!
=INDEX(座位方阵,第3排,左数第2列)

MATCH函数语法:
你算老几?
=MATCH(“你自己”,{“星爷”,”雷哥”,”你自己”,”李想”},0)

应用场景:我们使用这两个函数来解决第11个案例中匹配电话号码的难题。

14.webp

回顾:我们来看看到底是怎么匹配的?
=INDEX($A$2:$D$15,MATCH(F3,$B$2:$B$15,0),4)

首先根据语法解读MATCH函数,你算老几?
F3(李想)在B2:B15(姓名这一列)列中属于第几个,显然是4.

然后解读外层的INDEX函数,=INDEX($A$2:$D$15,4,4)
A2:D15区域中的第4行、第4列的数据(18312528256)你给我出来。
这样,你所需要的电话号码就被提取出来了。

注:选择的区域之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”,不管我怎么下拉,这个区域都是固定的。

好了,这几个函数掌握后,可以在你简历上光明正大加上熟练使用Excel这一条技能了。

若需转载,请注明来源及连接:点绿资讯 » 这12个Excel函数,据说是职场老鸟的必备技~

评论 抢沙发

评论前必须登录!